Документы кадровика при приеме на работу

Правильно оформляем нового сотрудника в организацию — весь перечень обязательных документов необходимых при приеме на работу

65 Трудового кодекса, в список документов при приеме на работу входят: паспорт, документ, подтверждающий квалификацию (и то не всегда), СНИЛС, трудовая книжка (если кандидат ранее уже где-то работал), военный билет. Это все. Никакие дополнительные бумаги, включая заявление о приеме на работу, ИНН, автобиографию, фото, документ о прописке (если речь идет о гражданине России) работодатель не может возводить в ранг обязательных.

И нельзя отказывать человеку в приеме на должность, если он вдруг не хочет предоставлять их. Иначе для директора это чревато статьей 5.27 КоАП РФ.

Давайте по подробнее рассмотрим необходимые документы при приеме на работу: Паспорт При приеме на работу работник обязан представить паспорт. Это основной документ гражданина, его требуют при приеме на любую должность — он содержит данные о человеке, месте его рождения, семейном статусе, по какому адресу он числится и прочие данные.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении.

В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред.

от 27.10.2003). Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся: прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах.

Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.
Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»; далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле; личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет.
Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Правила приема на работу и его документальное оформление

Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.

  • Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
  • Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника.

    Она составляется по классической форме №2.

  • После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.
  • Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу.

    В него входит:

    • Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.

    Основные условия приема на работу нового сотрудника — правильный порядок оформления, пошаговая инструкция

    А трудовой кодекс от соискателей заявления не требует. Первоочередным документом, дающим зеленый свет для оформления работника, является трудовой договор.

    Образец трудового договора вы можете скачать тут. Но спешит отказываться от заявления все же не стоит.

    С его помощью легче инициировать процесс приема сотрудника.

    Собственноручно написанное заявление о приеме на работу.

    Завизированное всеми заинтересованными в сотруднике лицами, в том числе руководителем организации – удобный документ для налаживания вопросов, возникающих во время процедуры приема на работу. Волеизъявление соискателя, согласие работодателя – все в одном месте. Бланк заявления для приема на работу вы можете скачать здесь.
    Этапы процесса трудоустройства Как осуществляется прием на работу?

    Что нужно? Порядок оформления приема на работу сотрудника можно условно разделить на несколько этапов в следующей последовательности: Обращение соискателя к работодателю с заявлением (как уже говорилось ранее, этап не обязателен).

    Порядок оформления документов при приеме на работу

    Если такой документ был выдан Пенсионным Фондом.

    Документы, которые подтверждают квалификацию претендента на вакансию. Устраиваясь на работу в первый раз, кандидаты на замещение определенной должности не имеют трудовой книжки и пенсионного страхования.

    Кадровая служба производит документальное оформление приема на работу, потому именно она займется этой документацией в данном случае.

    О том, как оформляется прием на работу узнайте по ссылке . Работодатель, руководствуясь спецификой работы, или же для того чтобы застраховать себя, может запросить иные документы. Поскольку такие случаи регламентируются, и указаны в законодательных актах, у каждого соискателя есть возможность с ними ознакомиться самостоятельно.
    Документы, которые не были перечислены в Трудовом кодексе РФ, не являются обязательными при оформлении на работу.

    Основные и дополнительные документы при приеме на работу по трудовому кодексу

    Непосредственно в кадровой службе сотрудника попросят написать заявление установленного у работодателя образца.

    Эти документы являются основными при оформлении на работу, независимо от специфики работы. По закону нельзя отказывать человеку в приеме на должность, если он не хочет предоставлять какие-либо документы, помимо обязательных для своей должности.

    В противном случае для работодателя это чревато статьей 5.27 КоАП РФ. В некоторых сферах деятельности требуются и другие документы. Для отдельных должностей, на которые законом запрещено допускать к работе лиц, употреблявших ранее наркотические препараты или другие психотропные вещества без назначения врача и подвергавшихся за это административному наказанию, необходимо предоставить соответствующую справку.

    Документ выдается в информационных подразделениях МВД.

    Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация

    Исключение составляют личные дела государственных служащих.

    Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640

    «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы»

    . Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609

    «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

    .

    Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

    Прием на работу: пошаговая инструкция для кадровика

    Она потребуется в случаях, когда работа связана с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются граждане, имеющие судимость и иные проблемы с законом, в соответствии с ТК РФ.

    Если гражданин впервые устраивается на работу, обязанность по оформлении его трудовой книжки и страхового свидетельства возлагается на работодателя. В тех случаях, когда трудовая книжка нового работника утеряна или повреждена, по его письменному заявлению, в котором объясняется факт отсутствия или повреждения этого документа, работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки.