Правильное ведение отчета путевых листов за месяц

Правильное ведение отчета путевых листов за месяц

Как осуществляется учет путевых листов

Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга. КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено.

Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета: заполнять бумажный вариант журнала; вести таблицы в Excel; ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Как рассчитать путевой лист и сделать это правильно

К первой части должна обязательно прилагаться ТТН.

Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет. На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего.

Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.

Расчет путевого листа Существует стандартная нормы затрат горючего — величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

К обязательной информации относится:

  1. сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
  2. гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).
  3. данные о водителе, его табельном номере;

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

  1. а также бухгалтер, получивший документ.

  2. тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
  3. сам водитель;

Дополнительно есть столбец для комментариев.

Его заполняют по желанию и необходимости, например, чтобы обозначить населенный пункт, где был водитель.

Журнал из образца составлялся на месяц и каждый раз на новой странице.

Порядок и правила заполнения путевых листов

Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту.

Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк.

Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

  1. автобус.
  2. легковой транспорт;
  3. пассажирское такси;
  4. грузовое ТС;
  5. специальный транспорт;

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение.

Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами.

Правила оформления и ведения путевых листов

В силу этих поправок с 15 декабря 2020 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства.

Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

  1. специального транспорта;
  2. легкового такси;
  3. автобусов общественных и необщего пользования.
  4. легковых автомобилей;
  5. грузового таки;
  6. грузовых автомобилей;

Порядок оформления путевых листов установлен , который действует в редакции от 7 ноября 2020 года, вступившей в силу 15 декабря 2020 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале.

Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2020 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Особенности применения путевых листов

При отсутствии этого документа или его неправильном оформлении включать затраты на горючее в состав расходов в целях налогообложения прибыли неправомерно.

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учёте организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых, собственно, и ведётся бухгалтерский учёт (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учёте”).
Около десяти лет назад тогда ещё Госкомстат России утвердил и ввёл в действие с 1 декабря 1997 года унифицированные формы первичной учётной документации по учёту работ в автомобильном транспорте (; далее — постановление № 78).

Для учёта работы легковых автомобилей была предусмотрена типовая межотраслевая . Транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы по формам: ; ; ; .

Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ

Однако она разработана для автомобильных организаций. В связи с этим у бухгалтеров бюджетных учреждений часто возникает вопрос: должны ли они использовать форму путевого листа, приведенную в данном постановлении, или им следует разработать свою?Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 (далее — Письмо N 03-03-04/2/23) разъяснил, что форма путевых листов, утвержденная Постановлением N 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.Остальные организации, в том числе и бюджетные, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде оплаты горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п.

Особенности путевого листа на месяц — образец 2020-2019

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

  1. обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
  2. обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

  1. отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

  2. указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;

Ведение учета путевых листов на предприятии

Таких колонок девять. Ведение и хранение журнала учета путевых листов Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия. В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана соответствующая обязанность.

Внимание В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге).В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом.