Ведение личного дела работника в организации

Какие документы хранятся в личном деле работника

д. В период работы досье пополняют:

  1. докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  2. копии документов о повышении квалификации;
  3. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  4. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  5. дополнительные соглашения к трудовому договору;

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.

д.). Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Какие документы должны быть в личном деле работника

Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Порядок формирования личного дела работника

При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.На вопрос «что такое дело?» отвечает подп.

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения.
95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД.

Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2019) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Такая папка должна охватывать: процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме); период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т.

д.Состав личного дела сотрудникаВ личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены.

В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы.
Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.

Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека. Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом. При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Рекомендуем прочесть:  Могут ли отказать в разводе

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно: Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять.

Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его .

Как правильно сформировать личное дело работника

д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов.

Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Формирование личного дела работника

; процедуру увольнения (заявление и приказ). Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное

«Положение о порядке формирования и ведения личных дел»

.

Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения. Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.

Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись).

Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. )

Порядок ведения личных дел в 2019 году

Кроме этих , в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение: семейного положения работника; паспортных данных, например, смену фамилии; уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации. Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.